Popisi gradiva so narejeni na različnih nivojih, od zapisa, da je gradivo še neurejeno ali zelo osnovnih popisov do podrobnih inventarjev fondov oz. zbirk.

Večino popisov je mogoče pogledati na tej spletni strani, nekaj jih je bilo izdanih v knjižni obliki, pri nekaterih pa je mogoč le vpogled v čitalnici NŠAL.

Pri župnijskih arhivih v popisih niso navedene matične knjige in družinske knjige (status animarum). Ti popisi so vodeni posebej in se jih lahko ogleda v sprejemni pisarni NŠAL

Popisi se sproti dodajajo in posodabljajo.

Gradivo NŠAL se citira na način, da je navedena signatura, ime fonda, tehnična enota in poimenovan dokument. Signature so vidne v popisih zbirk in fondov. Župnijski arhivi nimajo številke signature ampak le oznako NŠAL, ŽA.

Primeri:

• NŠAL 32, Bogoslovno semenišče v Ljubljani, šk. 68. Izkaz napredka slušateljev hermenevtike, 1800.
• NŠAL 107, Fotografska zbirka. Predalčniki, kraji (P, K). Polšnik, zunanjost župnijske cerkve, 25. 3. 1958, št. 01256.

• NŠAL 333, Anton Vovk, šk. 1. Potni list Kraljevine Jugoslavije za Antona Vovka; 1932–1938.

• NŠAL, ŽA Dobrova, razne knjige, šk. 5. Oznanilna knjiga 1836–40, str. 3.
• NŠAL, ŽA Ljubljana – sv. Peter. Mrliška knjiga 1715–1748, str. 4.