Nadškofijski arhiv

Krekov trg 1, 1000 Ljubljana
tel: 01/23-47-570
faks: 01/23-47-580
E-pošta: e-pošta: arhiv.lj@rkc.si

Delovni čas:
Odprto: ponedeljek 8.00–15.30, od torka do petka 8.00–13.30
Zaprto: od 1. do 20. avgusta, državni prazniki, praznik sv. Rešnjega telesa

Uporabnik lahko gradivo naroči po telefonu ali osebno. Za ogled gradiva v čitalnici se mora prijaviti vsaj en dan prej.

Uporabo gradiva določa Pravilnik o uporabi arhivskega gradiva škofijskih arhivov, sprejet na seji Slovenske škofovske konference 25. septembra 2003 in določilo o Uporabi matičnih knjig v škofijskih arhivih, sprejeto 6. maja 2003.

Spisovno gradivo je v skladu z zakonskimi določili in pravilniki možno preslikati, vse gradivo pa je moč v skladu z zakonskimi določili in pravilniki tudi fotografirati.

Nadškofijski arhiv v Ljubljani hrani dobrih 1000 tekočih metrov arhivskega gradiva, ki je razdeljeno na 6 skupin.

  1. Škofijski arhiv: gradivo, ki nastalo v času poslovanja centralnih uradov in najožjih sodelavcev ljubljanske škofije (1491–1960).
  2. Kapiteljski arhiv vsebuje gradivo, nastalo v času poslovanja ljubljanskega stolnega kapitlja (1394–1951).
  3. Zapuščine škofov, duhovnikov in drugih: gre za okoli 250 zapuščin ljubljanskih škofov, duhovnikov in nekaterih laikov (16. stoletja dalje).
  4. Društva: gradivo 20 v glavnem cerkvenih društev, ki so delovala konec 19. stoletja in v prvi polovici 20. stoletja.
  5. Župnijski arhivi: NŠAL hrani župnijske arhive tistih župnij ljubljanske nadškofije in novomeške škofije, ki so svoje arhive izročile v hrambo NŠAL, znotraj tega gradiva so tudi matične knjige in družinske knjige (status animarum).
  6. Zbirke: 21 samostojnih zbirk, med drugim zbirke listin, rokopisov, fotografij, načrtov, geografskih kart (1140–2005).

Več o gradivu, ki ga hrani NŠAL, lahko izveste pri zaposlenih v sprejemnici arhiva ter v publikacijah: Vodnik po fondih in zbirkah Nadškofijskega arhiva v Ljubljani, Ljubljana 1999, 272 str. in Tone Krampač: Vodnik po matičnih knjigah Nadškofijskega arhiva v Ljubljani, Ljubljana 2003, 128 str.

____________________________________________________________________________

Pravilnik o uporabi arhivskega gradiva škofijskih arhivov

  1. Škofijski arhivi (ŠA) so zgodovinski arhivi uradov ljubljanske nadškofije ter mariborske in koprske škofije.
  2. Čitalnice ŠA so za obiskovalce odprte vsak delovni dan. Odpiralni čas posameznega arhiva določa posebni interni pravilnik. Ob državnih in cerkvenih praznikih ter v času letnega dopusta je čitalnica v skladu z internim pravilnikom arhiva zaprta.
  3. Poslovanje z obiskovalci ŠA urejajo: ta pravilnik, Odlok o varovanju in uporabi arhivov Katoliške cerkve v Republiki Sloveniji, splošna cerkvena zakonodaja in področna zakonodaja Republike Slovenije, kolikor ni v nasprotju s cerkveno zakonodajo.
  4. Gradivo je mogoče uporabljati samo pod nadzorom v arhivski čitalnici.
  5. V prostor, kjer se gradivo uporablja, ni dovoljeno prinašati mobilnih telefonov ali drugih akustičnih aparatov.
  6. Osebno garderobo je potrebno pustiti v prostoru, ki je za to določen.
  7. Arhivsko gradivo ŠA je dostopno v znanstvene, študijske in druge namene.
  8. Za znanstveno-raziskovalne namene je praviloma dostopno vse gradivo starejše od 50 let, če izročitelj ni določil drugače.
  9. Gradivo iz zapuščin je dostopno 50 let po smrti ustvarjalca, razen če ni ustvarjalec gradiva določil drugače.
  10. Spisi, ki vsebujejo osebne podatke, so za raziskovalce dostopni 80 let po svojem nastanku oziroma 20 let po smrti osebe, na katero se nanaša, če je datum smrti znan in ni z drugimi predpisi določeno drugače. Uporabnik je osebno kazensko odgovoren za zlorabo osebnih podatkov in avtorskih pravic, ki so nastale iz nedovoljene uporabe arhivskega gradiva.
  11. Izredno dovoljenje za uporabo gradiva, za katerega velja časovna omejitev, izda v izjemnih in utemeljenih primerih pristojni škof. V pisni prošnji je potrebno navesti točen naslov in poklic prosilca ter namen, za katerega želi uporabljati zaželeno gradivo. Dovoljenje je vezano na določeno zadevo in/ali osebo in je časovno omejeno.
  12. Iz uporabe je začasno izvzeto gradivo, ki je v strokovni obdelavi, in gradivo, ki je v tako slabem stanju, da bi mu uporaba povzročala dodatno škodo.
  13. Cerkvene matične knjige, Status animarum in župnijska kartoteka so dostopni sto let po svojem nastanku (Sporočila slovenskih škofij št. 6/2003, str. 83).
  14. Matičnih knjig ni dovoljeno prepisovati ali fotografirati v celoti. Zoper kršitelja ukrepa vodja arhiva tako, da mu prepove nadaljnjo uporabo matičnih knjig. V izjemnih primerih da dovoljenje za fotografiranje arhivskega gradiva samo vodja arhiva.
  15. Ko uporabnik prvič prosi za uporabo gradiva, izpolni matični list uporabnika.
  16. O uporabnikih se vodi dnevna evidenčna knjiga, v katero se ob vsakem obisku vpišejo podatki o uporabniku in gradivu, ki ga je uporabljal.
  17. Način naročil arhivskega gradiva ureja interni pravilnik posameznega arhiva.
  18. Naročeno gradivo izroči uporabniku na določenem mestu arhivski delavec v čitalnici. Za vsa pojasnila v zvezi z arhivskim gradivom se uporabnik obrača na službujočega arhivista.
  19. Uporabnik mora po uporabi vrniti gradivo nepoškodovano in gmotno odgovarja za morebitne poškodbe ali uničenje gradiva.
  20. Mladoletni uporabniki morajo ob prijavi uporabe arhivskega gradiva poleg osebnih podatkov navesti tudi mentorja ali drugo osebo, ki bo navzoča ob uporabi arhivskega gradiva. Prav tako morajo ob prijavi uporabe arhivskega gradiva v zvezi s temo, ki jo preučujejo, predložiti potrdilo šole ali druge ustanove. Starši ali mentorji morajo pisno soglašati, da bodo prevzeli odgovornost za morebitno škodo.
  21. Uporabnikom vstop v skladiščne prostore arhiva ni dovoljen. Prav tako ni dovoljeno samovoljno iskanje in odnašanje pripravljenega gradiva.
  22. Pri delu z arhivskim gradivom je uporabnik dolžan paziti, da ohrani zaporedje spisov in da gradiva ne poškoduje. Zlasti ni dovoljeno pisati ali podčrtavati izvirnih besedil, jih uporabljati za podlago pri pisanju, se nanje naslanjati ali spreminjati način, kako so bili urejeni. Knjige je dovoljeno uporabljati le na pultih, ki so za to določeni.
  23. Na delovni mizi v čitalnici imajo lahko uporabniki poleg arhivskega gradiva le tiste pripomočke, ki jih nujno potrebujejo pri uporabi. To so papir, navaden svinčnik in računalnik. Strogo je prepovedana uporaba flomastrov, nalivnih peres in korekturnih pripomočkov.
  24. Način priprave arhivskega gradiva za reproduciranje ureja interni pravilnik.
  25. Uporabnik sme imeti pri sebi praviloma le eno tehnično enoto: fascikel, knjigo, listino idr. Istega dne je mogoče naročiti do 6 enot.
  26. Po uporabi mora uporabnik spisovno gradivo zložiti in poravnati ob spodnjem in levem robu ter ga vložiti v ovoje, fascikle ali škatle. Paziti mora, da se ne poškoduje in ne zamenja tehnična oprema posameznih enot. Gradivo nato vrne službujočemu delavcu v čitalnici, ki ga pregleda in vrne na njegovo mesto.
  27. Na željo stranke je skladno z internim pravilnikom arhiva možno reproduciranje spisovnega arhivskega gradiva ŠA v ustanovah, ki imajo za to ustrezno tehnično opremo. Stroške reproduciranja nosi naročnik.
  28. Zaradi varstva arhivskega gradiva in iz različnih objektivnih razlogov ni mogoče kopirati kompletnih fondov in zbirk oziroma njihovih večjih delov, listin, dokumentov z vtisnjenim voščenim pečatom, rokopisov, knjig, arhivskih popisov in inventarjev.
  29. Za vsako reprodukcijo je potrebno izpolniti obrazec, na katerem so podatki o uporabniku, podatki o gradivu in o namenu reprodukcije.
  30. Arhivske enote, ki jih uporabnik želi reproducirati, morajo biti opremljene s štampiljko arhiva, signaturo in paginacijo ali zaporedno številko.
  31. Uporabniku, ki se v čitalnici obnaša neprimerno ali poskuša skrivaj odtujiti arhivsko gradivo, vodja arhiva prepove dostop v čitalnico in, če je potrebno, kršitelja prijavi policiji.
  32. Uporabnik je dolžan izročiti ŠA izvod publikacije, v kateri je uporabljeno arhivsko gradivo iz tega arhiva.
  33. Pravilnik začne veljati, ko ga odobri in potrdi Slovenska škofovska konferenca. Glede dostopnosti arhivskega gradiva določbe tega pravilnika veljajo za vse arhive Rimskokatoliške Cerkve v Republiki Sloveniji. Pravilnik potrjen na 17. seji SŠK v Celju, 25. septembra 2003. dr. Franc Rode predsednik SŠK

SSŠ 11/2003, str. 152, 153 – Uporaba matičnih knjig v škofijskih arhivih.

______________________________________________________________________________

Uporaba matičnih knjig v škofijskih arhivih

Slovenska škofovska konferenca je na 16. redni seji 6. maja 2003 na Brezjah potrdila uveljavljeno prakso in sprejela sklep, da so matične knjige za rodoslovne raziskave dostopne 100 let po svojem nastanku. Za mlajše podatke si lahko preskrbi določena oseba izpisek samo zase in za svoje najožje družinske člane. Vse izjeme dovoljuje ordinarij.

dr. Franc Rode predsednik SŠK

SSŠ 6/2003, str. 83 – Uporaba matičnih knjig v škofijskih arhivih.